Jak zaplanować zamknięcie roku w jednoosobowej firmie

Zamknięcie roku w jednoosobowej firmie najlepiej rozpisać na dwa miesiące. W listopadzie porządkujesz dokumenty, sprawdzasz, czy wszystkie faktury kosztowe trafiły do ewidencji, i decydujesz o większych zakupach. W grudniu robisz spis z natury na 31 grudnia (jeśli prowadzisz księgę przychodów i rozchodów i masz towary lub materiały), wpłacasz to, co ma się znaleźć w rozliczeniu za ten rok, na przykład składki na IKZE, i zastanawiasz się nad formą opodatkowania na kolejny rok. Na samą zmianę formy masz czas do 20 lutego, ale decyzję łatwiej podjąć na liczbach z mijającego roku, póki są świeże.

• Listopad: przegląd przychodów i kosztów, brakujące faktury, plan zakupów.
• Grudzień: remanent, wpłaty z terminem do 31 grudnia, porządek w umowach.
• Styczeń i luty: forma opodatkowania, deklaracje, roczne zestawienia.

Przegląd przychodów, kosztów i brakujących faktur

Pierwszy krok to zestawienie wszystkich miesięcy w jednej tabeli: przychód, koszty, zapłacone zaliczki na podatek i składki. Taka tabela od razu pokazuje luki, na przykład miesiąc z podejrzanie niskimi kosztami, w którym faktura za telefon czy paliwo nie trafiła do ewidencji. Warto przejrzeć skrzynkę mailową i konta w sklepach internetowych pod kątem faktur, które przyszły tylko elektronicznie.

Przy okazji sprawdź stałe opłaty firmy: abonamenty, oprogramowanie, telefon, internet. Koniec roku to dobry moment, by zrezygnować z tego, czego nie używasz, i wynegocjować lepsze warunki tam, gdzie umowa się kończy. Jak się do tego zabrać, opisujemy w tekście Jak skutecznie renegocjować umowę z dostawcą internetu.

Zakupy na firmę i środki trwałe przed 31 grudnia

W listopadzie wiele osób zastanawia się, czy kupić laptop, telefon albo narzędzia jeszcze w tym roku. Zasada jest prosta: zakup ma sens wtedy, gdy rzeczywiście jest potrzebny firmie. Sztuczne zwiększanie kosztów tylko po to, by obniżyć podatek, zwykle kończy się wydaniem więcej pieniędzy, niż wynosi oszczędność.

Trzeba też pamiętać o sposobie rozliczenia. Rzeczy o wartości do 10 000 zł netto można zaliczyć do kosztów jednorazowo. Droższe sprzęty, które będą używane dłużej niż rok, trafiają do ewidencji środków trwałych i są amortyzowane, czyli wchodzą w koszty stopniowo. Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych koszty w ogóle nie obniżają podatku, więc zakup pod koniec roku niczego nie zmienia w rozliczeniu.

Remanent i porządek w dokumentach

Przedsiębiorcy prowadzący księgę przychodów i rozchodów sporządzają spis z natury na koniec roku podatkowego, czyli według stanu na 31 grudnia. Spisuje się towary handlowe, materiały, półprodukty, produkty gotowe, braki i odpady. Spis powinien zawierać ilość, cenę i wartość każdej pozycji oraz podpisy osób, które go sporządziły. Wynik remanentu wpływa na dochód, więc warto podejść do niego starannie, a nie z pamięci.

Dokumenty księgowe przechowuje się co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty z 2026 roku trzeba więc trzymać do końca 2032 roku. Koniec roku to dobry moment, by zeskanować papierowe faktury, nazwać pliki w jednolity sposób i ułożyć je w folderach według miesięcy.

Forma opodatkowania na kolejny rok

Skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt różnią się nie tylko stawką, ale też składką zdrowotną, możliwością odliczania kosztów i wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Zmianę formy zgłasza się do 20 lutego roku, którego ma dotyczyć, w CEIDG. Jeśli pierwszy przychód w roku pojawi się dopiero później, termin przesuwa się na 20. dzień miesiąca po miesiącu, w którym go osiągnięto.

Do porównania wystarczy prosta symulacja na danych z mijającego roku: ile podatku i składki zdrowotnej zapłaciłbyś w każdej z form przy podobnych przychodach i kosztach. Przy wątpliwościach warto poprosić księgowego o takie zestawienie jeszcze w grudniu, zanim zacznie się sezon rozliczeń rocznych.

Przy tej okazji warto sprawdzić też składki społeczne. Jeśli w nowym roku kończy ci się okres ulgi na start albo preferencyjnych składek, zaplanuj w budżecie wyższą kwotę do ZUS od właściwego miesiąca. Osoby, które chcą skorzystać z Małego ZUS Plus, czyli składek liczonych od dochodu, zgłaszają to co do zasady do 31 stycznia. Dobrze jest więc już w grudniu policzyć, czy przy twoich przychodach i dochodach ta opcja w ogóle się opłaca i czy spełniasz jej warunki.

Wpłaty i sprawy z terminem do końca grudnia

Niektóre decyzje trzeba podjąć do 31 grudnia, bo później nie będą miały wpływu na rozliczenie za ten rok:

1. IKZE. Wpłaty na indywidualne konto zabezpieczenia emerytalnego można odliczyć od dochodu. Osoby prowadzące działalność mają wyższy roczny limit niż pracownicy. Liczy się data wpływu pieniędzy na konto, więc przelew lepiej zrobić kilka dni przed końcem roku.
2. Darowizny na cele pożytku publicznego, które chcesz odliczyć, muszą być przekazane w roku, za który się rozliczasz, i udokumentowane przelewem.
3. Faktury sprzedażowe za usługi wykonane w grudniu wystawiasz z właściwą datą wykonania, nawet jeśli klient zapłaci w styczniu.
4. Umowy z klientami i podwykonawcami kończące się z końcem roku warto przedłużyć albo aneksować jeszcze w grudniu.

Ostatnim punktem planu jest budżet na kolejny rok: przewidywane przychody, stałe koszty, podatki i składki, a także odłożona rezerwa na słabsze miesiące. Pomaga w tym ta sama metoda, którą stosujemy w domu, opisana w poradniku Jak zaplanować budżet domowy na cały rok. Rezerwa w wysokości dwóch, trzech miesięcy stałych kosztów pozwala spokojnie przejść przez okres, w którym klienci płacą z opóźnieniem.